Heeft u uw reputatierisico’s in beeld?

Heeft u uw reputatierisico’s in beeld?

Weet u met wie u zaken doet?


Uw reputatierisico’s in beeld

De laatste decennia hebben diverse schandalen ervoor gezorgd dat de wereld om ons heen veranderd is van trust based naar rule based. De wetgever probeert met behulp van extra wet- en regelgeving het bedrijfsleven te sturen naar het voorkomen van non-compliance situaties en het beperken van risico’s. Daarbij zijn toezichthouders anno 2017 aanzienlijk scherper op de bedrijfsvoering van ondernemingen.

 

Van het bedrijfsleven wordt verwacht dat zij aantoonbaar voldoet aan steeds complexere wet- en regelgeving. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de financiële sector, die als poortwachter fungeert, maar de gehele supply chain ligt onder het vergrootglas. Grote ondernemingen en het MKB komen steeds meer in beeld bij toezichthouders. Ook zij moeten aantonen dat zij voldoende risk management en compliance maatregelen hebben genomen om te voldoen aan uiteenlopende wettelijke verplichtingen.

 

reputatierisico's


De prijs van non-compliance

Wie op de hoogte is van de recente ontwikkelingen kan niet anders dan constateren dat de prijs van non-compliance de laatste jaren steeds hoger is geworden. Toezichthouders handhaven steeds vaker en dwingen herstelmaatregelen af. Ook komen bestraffende maatregelen zoals een boete steeds geregelder voor. Zowel de frequentie als de hoogte van deze boetes loopt op. Dit heeft een afschrikwekkende werking en een grote impact op de betrokken organisaties. Aan deze maatregelen gaat altijd een onafhankelijk en onpartijdig onderzoek vooraf. Een kostbare aangelegenheid voor de onderneming die het betreft.

Naast deze maatregelen hebben ondernemingen soms ook te maken met een gedwongen afbouw van zakelijke belangen, dreigende bestuurdersaansprakelijkheid of strengere vereisten aan compliance programma’s. Toezichthouders stellen zich op het standpunt dat er kennelijk onvoldoende maatregelen zijn genomen om de overtreding te voorkomen.

Als een situatie van non-compliance (of een vermoeden daarvan) zich aandient dan gaat dit vaak gepaard met reputatieschade/imagoschade. Dit is lastiger onder controle te krijgen dan de meer tastbare risico’s binnen een bedrijf en is daardoor wellicht zelfs de grootste schadepost. Een jarenlange zorgvuldig opgebouwde reputatie is kwetsbaar in een situatie van non-compliance.

GRATIS Checklist om te zien welke reputatierisico's u mogelijk loopt.

Vul hieronder uw naam en e-mailadres in en u ontvangt van ons een checklist waarmee u kunt zien of u mogelijke reputatierisico's loopt met uw onderneming.

Wij zijn “in control”

Mogelijk denkt u “dit overkomt ons niet, wij zijn in control”. Toch is het belangrijk dat u aandacht besteed aan het inzichtelijk maken van uw reputatierisico’s.

Wellicht levert u goederen of diensten aan een partij die actief is in een land waar sanctiewetgeving van kracht is. En mogelijk bevindt zich in uw supply chain een partij die gesanctioneerd is door instanties. Zonder dat u dit weet. Een bank is verplicht dit te controleren en zal de betaling niet faciliteren. Er is anders sprake van een witwasdelict en dit heeft aanzienlijke consequenties.

U kunt niet over uw geld beschikken en hebt kennelijk niet in beeld gehad dat u (indirect) zaken wilde doen met een gesanctioneerde partij. Toezichthouders krijgen deze incidenten gerapporteerd en zien hierin mogelijk aanleiding om hierover met u in contact te treden. Hebt u wel de juiste compliance maatregelen getroffen?

Weet u eigenlijk wel met wie u zaken doet en welke partijen er een onderdeel uitmaken van uw supply chain? En wie is er binnen uw organisatie verantwoordelijk voor het afdekken van uw reputatierisico’s?

 

Reputatierisico’s managen met een 5-stappenplan

Hoe u dit doet? Vanuit Trust Alliance Compliance Solutions hebben wij ​​​​een 5-stappenplan voor ontwikkeld.

Stap 1: benoem verantwoordelijken

Het is van belang dat uw risk management en compliance activiteiten belegd zijn binnen uw organisatie en dat dit de juiste prioriteit krijgt. U kunt uw compliance officer of legal counsel de verantwoordelijkheid geven om proactief te sturen op het inzichtelijk houden van uw supply chain en de risico’s waar u mee te maken hebt.

Stap 2: zorg dat uw data op orde is

Het is van cruciaal belang dat uw data op orde is. U denkt wellicht dat dit vanzelfsprekend is, maar de praktijk leert ons dat lang niet alle organisaties over de juiste data beschikken over hun ketenpartners. Hierdoor wordt het moeilijker om risico’s goed in beeld te hebben en om proactief hierop te sturen.

Stap 3: bepaal uw risk appetite

Kort gezegd dient u als onderneming, na het uitvoeren van een risicoanalyse, te bepalen welke risico’s u bereid bent te nemen. Uw risk appetite. Factoren zoals in welke landen u actief bent, met welke partijen u zaken doet, welke producten u waar verkoopt, de bedragen die hiermee gemoeid zijn en de frequentie van uw handelsactiviteiten spelen hierbij een rol.

Stap 4: onderscheid uw ketenpartners

Onderscheid uw ketenpartners in klanten, leveranciers, distributeurs of agenten en monitor hen actief. Hierdoor kunt u tijdig ingrijpen als de situatie hierom vraagt en toont u aan in control te zijn. Er zijn geavanceerde tools beschikbaar die u ondersteunen bij het monitoren van uw ketenpartners.

Stap 5: bepaal consequenties

Wat doet u als u ontdekt dat een van uw ketenpartners een risico voor u vormt. Wij adviseren u om, uit voorzorg, duidelijke guidelines op te stellen voor deze ingewikkelde situaties. Hiermee handelt u sneller en doeltreffender op het moment dat zich toch een incident voordoet.

 Next steps

Wij assisteren u graag bij het inzichtelijk maken van uw reputatierisico’s om ervoor te zorgen dat u de juiste compliance maatregelen neemt. Door u te richten op preventie in plaats van incidentmanagement zorgt u dat u in control bent. U bent daarmee voorbereid op de verschuivende verwachtingen van toezichthouders!

 Controleer binnen 5 minuten of u uw belangrijkste reputatierisico’s in beeld hebt met behulp van onze Checklist reputatierisico’s.